Tietosuojaseloste ulkoisille sidosryhmille ja sivuston käyttäjille

Rekisterinpitäjä

Porkka Finland Oy
Ravitie 3, 15860 Hollola
Puhelin: +358 20 555 512
Sähköposti: contact@porkka.com

Rekisteröityjen kohderyhmä

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan asiakkaille ja muille ulkoisille sidosryhmille sekä Yrityksen verkkosivuston https://porkka.com (”Sivusto”) käyttäjille, miten heidän henkilötietojaan käsitellään Yrityksessä tai sen puolesta.

Tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuun asiakasryhmään kuuluvat Yritykseltä tuotteita tilanneet asiakkaat tilauksiin sisältyvine tietoineen sekä asiakkaat, jotka ovat pyytäneet kirjautumistietoja Sivuston tilauskanavaa varten. Tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuihin muihin ulkoisiin sidosryhmiin kuuluvat esimerkiksi toimittajat. Käytännössä käsitellään lähinnä yhteyshenkilöiden yhteystietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja erityisesti seuraaviin tarkoituksiin:

1. ostotoimeksiannot
2. jakelusopimukset
3. kolmansien osapuolten kanssa solmitut salassapitosopimukset
4. Sivuston tilauskanavan tilaukset
5. vastaukset Sivuston kautta lähetettyihin tietopyyntöihin
6. käyttäjälokirekisterit
7. myynninedistäminen
8. verkkoanalytiikka.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena kohdissa I–IV on Yrityksen ja kolmansien osapuolten välisten sopimusten perusteella määräytyvien velvoitteiden täyttäminen. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena kohdissa V–VII on Yrityksen oikeutettu etu harjoittaa liiketoimintaa ja suojata etujaan. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena kohdassa VIII on rekisteröidyn suostumus.

Käsiteltävien henkilötietojen ryhmät

Keräämme erityisesti seuraavia henkilötietoja:

• rekisteröidyn nimi, ammattinimike ja yhteystiedot
• yrityksen, sairaalan tai muun organisaation nimi
• laskutus- ja toimitustiedot
• evästetiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään yleensä suoraan rekisteröidyiltä tai organisaatioilta liiketoimintojen yhteydessä. Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä Sivuston käytön yhteydessä.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Yritys ei lähtökohtaisesti luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa kolmansille osapuolille asiakkaan tai ulkoisen sidosryhmän kanssa sovituissa puitteissa. Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää Yritykselle palveluja tarjoavien kolmansien osapuolten käsiteltäväksi (henkilötietojen käsittelijä), jotta nämä voivat toteuttaa Yrityksen pyytämät palvelut.

Tietojen säilytysaika

Henkilötiedot, joita on käsitelty ostotoimeksiantojen yhteydessä, poistetaan [viiden] vuoden kuluessa tuotteen toimittamisesta.

Henkilötiedot, joita on käsitelty jakelusopimusten ja salassapitosopimusten yhteydessä, poistetaan [viiden] vuoden kuluessa asianomaisen sopimuksen päättymisestä.

Henkilötiedot, joita on käsitelty Yrityksen Sivustolla olevaan tilauskanavaan liittyvien tilausten yhteydessä, poistetaan [kuuden] kuukauden kuluessa tilauksen päättymisestä.

Henkilötiedot, joita on käsitelty tietopyyntöjen yhteydessä, poistetaan [kahden] vuoden kuluessa tilauksen päättymisestä.

Henkilötiedot, joita on käsitelty kävijälokien yhteydessä, poistetaan [kuuden] kuukauden kuluessa vierailusta.

Henkilötiedot, joita on käsitelty myynninedistämisen yhteydessä, poistetaan [kolmen] vuoden kuluessa asiakassuhteen päättymisestä.

Henkilötiedot, joita on käsitelty verkkoanalytiikan yhteydessä, poistetaan Yrityksen tietojärjestelmistä [kahden] vuoden kuluessa niiden saamisesta.

Yritys voi edellä mainitusta huolimatta olla velvollinen säilyttämään tiettyjä henkilötietoja kauemmin täyttääkseen lain edellyttämät velvollisuutensa esimerkiksi kirjanpidon osalta.

Google Analytics, evästeet ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yritys käyttää Google Analytics ‑palvelua Sivuston liikenteen seuraamiseen ja raportoimiseen evästeiden avulla. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka selaimesi tallentaa tietokoneellesi.

Kun evästetietoja siirretään Google LLC:lle, tietoja saatetaan siirtää EU:n ja ETA-maiden ulkopuolella oleville palvelimille. Yritys ei siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle missään muissa tilanteissa.

Jos haluat sallia tai estää muiden kuin ehdottomasti tarpellisten evästeiden käytön, voit muuttaa evästeasetuksia napsauttamalla valkoista palkkia Sivuston vasemmassa alakulmassa. Jos estät toiminnallisten evästeiden käytön, jotkin Sivuston toiminnoista eivät ehkä toimi kunnolla.

Henkilötietojen suojaus

Yritys noudattaa asianmukaista huolellisuutta henkilötietojen käsittelyssä. Se suojaa tietojärjestelmissään olevat henkilötiedot tarkoituksenmukaisin toimin. Kun henkilötiedot tallennetaan internetpalvelimelle, tallentamiseen liittyvän laitteiston fyysinen ja digitaalinen tietoturva varmistetaan asianmukaisella huolellisuudella. Yritys varmistaa, että tallennettuja henkilötietoja ja palvelimen yhteystietoja sekä muita henkilötietojen suojauksen kannalta tärkeitä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja että niitä käsittelevät vain ne työntekijät, joiden työnkuvaan tällaisten tietojen käsittely kuuluu.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyt voivat milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin käsittely liittyy suoramainontaan.

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyillä on lisäksi oikeus

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
• oikaista henkilötietojaan
• poistaa henkilötietonsa siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sopimukseen tai Yrityksen oikeutettuun etuun
• vastustaa käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu Yrityksen oikeutettuun etuun
• siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen
• rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä
• olla joutumatta pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvan päätöksen kohteeksi, jos käsittely perustuu sopimukseen
• saada ilmoitus henkilötietojensa oikaisusta tai poistosta.

Mikäli rekisteröidyt haluavat käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, heidän tulee lähettää pyyntönsä sähköpostitse osoitteeseen contact@porkka.com. Rekisteröidyt voivat toimittaa pyyntönsä kirjallisesti myös lähettämällä ne osoitteeseen Porkka Finland Oy, Ravitie 3, 15860 Hollola. Yritys voi pyytää rekisteröidyiltä kirjallista tarkennusta pyyntöihin ja varmentaa heidän henkilöllisyytensä ennen pyyntöjen käsittelyä. Yrityksellä voi olla oikeus kieltäytyä suorittamasta pyyntöjä, jotka liittyvät soveltuvassa laissa mainituilla perusteilla toteutettavaan tietosuojaan.

Rekisteröidyt voivat halutessaan tehdä valituksen tietosuojavastaavalle, jos he kokevat, ettei heidän henkilötietojaan ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.